DLA KONTRAHENTÓW (W TYM POTENCJALNYCH KONTRAHENTÓW) ORAZ OSÓB KONTAKTOWYCH I PRZEDSTAWICIELI KONTRAHENTÓW (W TYM OSÓB KONTAKTOWYCH I PRZEDSTAWICIELI POTENCJALNYCH KONTRAHENTÓW) Cereal Partners Poland Toruń-Pacific Spółka z o. o. na podstawie art. 13 i 14 RODO
I. Administrator danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych Kontrahentów (w tym potencjalnych Kontrahentów) oraz przedstawicieli lub osób kontaktowych po stronie Kontrahentów (w tym przedstawicieli lub osób kontaktowych po stronie potencjalnych Kontrahentów), gromadzonych przy podejmowaniu współpracy, jak również w okresie współpracy pomiędzy Cereal Partners Poland Toruń-Pacific Spółka z o. o.. i Kontrahentem, zarówno od osób, których dane dotyczą, jak i od Kontrahentów (jeśli chodzi o dane osobowe ich przedstawicieli i osób kontaktowych po stronie Kontrahentów), jest: Cereal Partners Poland Toruń-Pacific Spółka z o. o., ul. Szosa Lubicka 38/58, 87-100 Toruń (dalej jako: „Administrator”).
2. Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe Kontrahentów, przedstawicieli lub osób kontaktowych po stronie Kontrahentów:
a. w przypadku Kontrahentów będących osobami fizycznymi: imię i nazwisko, firma, adres e-mail, adresy korespondencyjne, numery telefonów, NIP, REGON, inne numery i dane związane z wpisami do publicznych rejestrów, inne dane podane Administratorowi przez Kontrahentów oraz przedstawicieli lub osoby kontaktowe po stronie Kontrahentów;
b. w przypadku przedstawicieli lub osób kontaktowych po stronie Kontrahentów: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, służbowy adres korespondencyjny, dane osobowe wynikające z treści pełnomocnictw, inne dane podane Administratorowi przez Kontrahentów oraz przedstawicieli lub osoby kontaktowe po stronie Kontrahentów.
3. Wszelkie żądania, pytania i wnioski dotyczące danych osobowych Kontrahentów oraz przedstawicieli lub osób kontaktowych po stronie Kontrahentów przetwarzanych przez Administratora lub związanych z nimi praw, należy kierować pisemnie na adres: Cereal Partners Poland Toruń-Pacific Spółka z o. o., ul. Szosa Lubicka 38/58, 87-100 Toruń lub mailem na adres: administrator.danych@cppl.nestle.com.
II. Cel i podstawa przetwarzania:
1. Dane osobowe, o których mowa w punkcie I.2 będą przetwarzane przez Administratora w następujących celach i na następujących podstawach przetwarzania:
a. w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak (i) badanie satysfakcji Kontrahentów; (ii) poprawa i rozwój nowych produktów i usług; (iii) kontrola i poprawa jakości świadczonych usług; (iv) obsługa Kontrahentów i zarządzanie relacjami z Kontrahentami; (v) poznawanie preferencji i potrzeb Kontrahentów; (vi) ustalanie, dochodzenie roszczeń lub obrona praw; (vii) zweryfikowanie Kontrahentów w publicznych rejestrach/ewidencjach; (viii) (w przypadku przedstawicieli lub osób kontaktowych po stronie Kontrahentów) wykonywanie umów z Kontrahentem lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy z Kontrahentem;
b. wykonywanie umów z Kontrahentem lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy z Kontrahentem – w przypadku Kontrahentów (osób fizycznych);
c. w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (jeśli taki obowiązek zaistnieje – np. obowiązek wystawienia faktury VAT, obowiązki wynikające z zajęć wierzytelności itp.);
d. w celach marketingu produktów i usług oferowanych przez Administratora, na podstawie udzielonej zgody (jeśli taka zostanie udzielona).
III. Prawa osób, których dane dotyczą:
1. Kontrahenci oraz przedstawiciele i osoby kontaktowe po stronie Kontrahenta w mają prawo żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych, sprostowania (poprawiania), w przypadkach, gdy prawo tak stanowi – prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych oraz, w przypadkach, gdy dla przetwarzania danych osobowych w danym celu była udzielona zgoda - prawo wycofania zgody w dowolnym momencie (ze skutkiem na przyszłość), prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego lub, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Kontrahenta lub przedstawiciela lub osoby kontaktowej po stronie Kontrahenta, wobec przetwarzania niezbędnego do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże bez ich podania nie będzie możliwe kontaktowanie się z Administratorem, korzystanie z produktów lub usług Administratora, wykonywanie umowy z Kontrahentem.
IV. Dodatkowe informacje:
1. Dane osobowe, o których mowa w punkcie I.2 mogą być przekazywane bądź mogą uzyskać do nich dostęp: (i) usługodawcy Administratora, z pomocą których Administrator realizuje ww. cele przetwarzania (kategorie takich odbiorców danych: podmioty świadczące usługi magazynowe, logistyczne, pocztowe, kurierskie, usługi marketingowe (organizacja promocji, obsługi emailingu, zarządzanie kampaniami reklamowymi), usługi w zakresie obsługi klienta, usługi badania rynku, usługi w zakresie serwisu i napraw, usługi w zakresie wsparcia IT/IS, w tym prowadzenia i rozwoju stron internetowych i baz danych, usługi płatnicze, podmioty badające zdolność kredytową, firmy prawnicze, windykacyjne, audytorskie, księgowe, archiwizacyjne (ii) podmioty z grupy kapitałowej Administratora lub (iii) podmioty, którym Administrator jest zobowiązany podać te dane, w szczególności organy administracji publicznej lub organy powołane do kontroli przestrzegania i egzekwowania prawa.
2. W przypadku, gdy przetwarzanie danych związane będzie z przesyłaniem danych poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego, będzie ono odbywało się z wykorzystaniem standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych wymaganego przepisami prawa lub na podstawie zgody udzielonej przez osobę, której dane dotyczą, jeśli jej uzyskanie przez Administratora będzie dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
3. Administrator zapewnia odpowiednie środki ochrony danych przedstawiciela lub osoby kontaktowej po stronie Kontrahenta odpowiadające standardom rynkowym w celu ochrony i zapewnienia ich poufności, poprawności i dostępności, jak również ochrony przed ich nieuprawnionym wykorzystaniem lub nieuprawnionym dostępem, zgodnie z wytycznymi i politykami przyjętymi przez Administratora oraz obowiązującymi przepisami.
4. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
5. Dane osobowe Kontrahentów oraz przedstawicieli lub osób kontaktowych po stronie Kontrahentów będą przetwarzane i przechowywane przez Administratora, zgodnie z poniższymi zasadami:
a. w przypadkach, w których dane przetwarzane są w celach związanych z wykonywaniem umowy i wypełnieniem prawnych obowiązków ciążących na Administratorze danych – dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane przez Administratora przez czas trwania mającego zastosowanie okresu przedawnienia dla roszczeń/zobowiązań podatkowych związanych z danym celem przetwarzania danych osobowych plus 15 miesięcy liczonych od końca roku, w których upłynął mający zastosowanie okres przedawnienia. Ten dodatkowy okres jest na wypadek zgłoszenia roszczeń tuż przed upływem okresu przedawnienia i służy określeniu jednego terminu, w którym dane osobowe będą usuwane, niszczone lub zanonimizowane. Ponadto, w przypadku dochodzenia roszczeń możemy w dalszym ciągu przetwarzać dane osobowe przez taki dodatkowy okres, jaki będzie konieczny w ramach rozpatrzenia danego roszczenia;
b. w przypadkach, w których dane przetwarzane są w celach marketingu – dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane przez Administratora w tych celach aż do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w tych celach;
c. w przypadkach, w których dane przetwarzane są w celach prawnie uzasadnionych interesów Administratora– dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane przez Administratora w tych celach aż do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile Administrator nie wykaże istnienia podstaw do dalszego ich przetwarzania (jak np. ustalanie, dochodzenie roszczeń i obrona praw) i nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji danego celu przetwarzania (w przypadku ustalania, dochodzenia roszczeń i obrony praw będzie miał zastosowanie okres retencji z punktu a powyżej).
